Фильтр
Развитие личных качеств
Развитие личных качеств

Как планировать свой день, чтобы все успеть: советы и примеры

Одна из составляющих успеха – способность все делать своевременно. На практике это удается не каждому, и причина тому – неумение правильно распоряжаться рабочим временем. Данный материал будет полезен для тех, кто осознал эту проблему и готов приложить усилия для ее решения.
229
0
Обучение. ру
Развитие личных качеств
Развитие личных качеств

В статье мы расскажем, что значит продуктивный день, почему организация режима дня повышает эффективность, правила, советы и методики планирования времени, возможные отвлекающие факторы и как с ними справиться, пример планирования продуктивного дня, полезные инструменты и приложения.

Что значит продуктивный день

Понятие продуктивный день носит субъективный характер.

У каждого специалиста есть особые критерии оценки продуктивности, однако можно выделить несколько общих признаков:

  • чувство удовлетворенности;
  • явное продвижение к конечной цели;
  • успешное завершение масштабного проекта.

Продуктивный день – это день, в течение которого рабочее время специалиста расходовалось максимально эффективно.

С какой целью планируют режим дня

Один из самых простых способов отслеживать и контролировать рабочее время – составление плана. Подобная практика помогает сфокусировать внимание на приоритетных задачах и определить их очередность. Работники, которые планируют свой день, работают с большей отдачей. Стремление придерживаться заданного распорядка тренирует волю, воспитывает самодисциплину. Специалисты, которые пользуются эффективными методиками планирования, достигают больших успехов и активно продвигаются по служебной лестнице.

Основные правила планирования продуктивного дня

Основной принцип планирования – заблаговременность. Не стоит тратить время на составление подробного распорядка текущего дня – это лишняя потеря времени. Планировать лучше всего с вечера. В это время уже можно расслабиться, ведь на сегодня работа закончена. Состояние релакса высвобождает творческую энергию, которая необходима для эффективного планирования.

Организация правильного распорядка дня

Правильный распорядок дня – это такой, при котором учтены особенности биоритмов работника, а также его сильные и слабые стороны. Самые сложные и объемные задачи стоит решать на пике продуктивности: для кого-то это утренние часы, кто-то «включается» перед обедом, для сов это время наступает во второй половине дня.

Однако нельзя опираться исключительно на собственные ощущения – есть дела, которые отлагательства не терпят. Их нужно автоматически вносить в первые пункты плана.

Пренебрежение срочностью отрицательно сказывается на эффективности работника. Подсознательно он будет чувствовать груз тяготеющих над ним обязательств, а это расфокусирует внимание. Гораздо разумнее начать со срочного, пусть и не самого приятного дела. Чувство удовлетворения, возникающее после решения срочной задачи, дает дополнительную энергию.

Для решения каждого дела нужно обозначить конкретные сроки. Для тех, кто предпочитает работать в спокойном ритме, нужно делать сроки с запасом. А есть категория профессионалов, для которых лучший мотиватор это дедлайн. В таком случае сроки выполнения заданий можно установить минимальными.

Составление списка задач

Во время составления перечня дел на завтрашний день важно адекватно оценивать собственные силы. Если в списке постоянно остаются невыполненные пункты, объемы работы стоить сократить. Постоянное невыполнение плана в настоящем демотивирует. Завышенные ожидания неизменно приводят к разочарованию, недовольству собой и появлению апатии.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют формировать список дел по 4 критериям:

  • важные и срочные;
  • важные, но несрочные;
  • срочные, но неважные;
  • неважные и несрочные.

Такой подход позволяет выделить, на что именно нужно потратить самые продуктивные часы, и от какой работы можно отказаться без ущерба для общего дела.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

Составить грамотный распорядок рабочего дня – задача несложная. Однако есть ряд распространенных ошибок, которые делают планирование малоэффективным.

Самые распространенные ошибки:

  1. Внесение в распорядок дня более 20 пунктов. Одного взгляда на такой план достаточно, чтобы впасть уныние.
  2. Обобщенные формулировки. При составлении плана каждую задачу нужно описывать достаточно конкретно.
  3. Нелогичный тайминг. Важно адекватно оценивать трудоемкость поставленных задач, давать себе запас времени и эффективно распоряжаться высвободившимися ресурсами.
  4. Жесткий график. Важно понимать, что жизнь всегда может внести коррективы в виде неожиданного совещания, звонка клиента, поломки техники и т. д. В рабочий график нужно закладывать не менее 20% «запаса».
  5. Отсутствие пунктов «отдых», «обед», «перекур». Очень важно давать себе передышку и делать это своевременно. Специалисты рекомендуют делать 10-минутные перерывы каждый час или 5-минутные перерывы каждые 25 минут. Можно пробовать разные варианты и выбрать тот, который лучше всего подходит под индивидуальные биоритмы.

Основные методики планирования времени

Существует несколько востребованных методик планирования, авторами которых являются известные исторические личности и активные деятели современности.

Методика составления планов от Бенджамина Франклина:

  • определение главных жизненных приоритетов;
  • постановка глобальных целей;
  • постановка генеральных целей (срок 3-5 лет);
  • составление долгосрочных планов (от месяца до года);
  • составление краткосрочных планов (от 1 дня до недели).

Подобная пирамида помогает выявить личные приоритеты и направить максимум усилий на гармоничное развитие личности.

Метод известного коуча Стивена Кови основывается на 7 постулатах:

  • стремление к самосовершенствованию;
  • взаимовыгодное сотрудничество;
  • проактивность;
  • умение слышать собеседника;
  • четкое формулирование конечных целей;
  • вера в победу;
  • правильная расстановка приоритетов в плане очередности заданий.

Стивен Кови – автор матрицы, которая предлагает дифференцировать задачи на срочные и несрочные, важные и неважные.

Методика Тимоти Феррисса состоит из 2 принципов:

  1. 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий дают всего лишь 20% результата.
  2. Любая работа целиком поглотит время, изначально отведенное на нее. Исходя из этого, к заданиям нужно применять более жесткие временные рамки.

Постулаты автора популярной бизнес-литературы Глеба Архангельского:

  1. «Начинайте день с поедания лягушки». Этот тезис нужно понимать как руководство начинать день с самого неприятного дела. Сложная задача, решенная с утра, избавит от чувства тревоги и придаст энергии для новых побед.
  2. «Используйте якоря». Якоря – материальные и нематериальные привязки к эмоциональному состоянию. Это может быть музыка, запах, ритуал. Якоря помогают быстро настраиваться на нужную волну.
  3. «Бифштексы из слона» – речь идет о совете не хвататься сразу за крупный проект. Нужно разбить его на множество маленьких задач и решать их по одной.

Метод Франческо Чирилло или Pomodoro

Суть методики состоит в том, чтобы работник усердно трудился в течение 25 минут, а затем делал 5-минутный перерыв. Время, отведенное на работу, надо использовать по максимуму. Список задач нужно составить заранее. Пятиминутный отдых предполагает полное отключение от рабочей суеты. Подобный ритм способствует концентрации внимания и не утомляет.

Пример составления дневного плана

Любая информация лучше всего усваивается на примере.

Представляем вашему вниманию обобщенный образец грамотно составленного распорядка дня:

  • 6:30 – подъем;
  • 6:30-7:00 – гигиенические процедуры, зарядка;
  • 7:00-7:30 – завтрак;
  • 7:30-7:45 – сборы на работу;
  • 8:00-10:00 – рабочая активность;
  • 10:00-10:20 – перерыв на чаепитие;
  • 10:20-13:00 – работа;
  • 13:00-14:00 – обеденный перерыв;
  • 14:00-15:45 – работа;
  • 15:45-16:00 – перерыв на кофе;
  • 16:00-17:00 – завершение рабочих задач, составление плана на завтрашний день;
  • 17:00-18:00 – дорога домой с заходами в магазины;
  • 18:00-18:30 – ужин;
  • 18:30-19:30 – бытовые обязанности;
  • 19:30-21:30 – хобби/чтение/прогулка/общение с семьей;
  • 21:30-22:30 – гигиена, приготовление ко сну;
  • 22:30-6:30 – сон.

Полезные сервисы и приложения для планирования дня

Современные гаджеты максимально адаптированы под потребности делового человека. На любой смартфон можно установить ряд полезных программ, которые позволяют вести календарь событий, составлять планы на каждый день, контролировать промежутки времени. Большинство пользователей положительно отзываются о таких сервисах:

  • Todoist;
  • Google Calendar;
  • Tick Tisk;
  • Nirvana;
  • Evernote.

Каждый профессионал может тратить рабочее время более эффективно. Самый простой способ выявить «несанкционированные утечки» – планирование. Составление распорядка дня помогает более эффективно справляться с текущими проблемами, а составление долгосрочных планов позволяет формулировать глобальные цели и продумывать пути их достижения.

0

Похожие cтатьи